Данный порядок необходим для обеспечения достоверной информации о состоянии посевов застрахованных культур в период действия договора страхования в целях недопущения нарушений требований агротехники.
В процессе сопровождения договоров страхования страховщик в обязательном порядке проводит следующие обследования  застрахованных посевов:

• в период кущения застрахованных зерновых культур, образования второй пары настоящих листьев у сахарной свеклы, развития у льна фазы ёлочки (ориентировочно по истечении 1 месяца с момента сева (посадки)) (Приложение №2);
• в случае сообщения страхователем о нарушениях в развитии застрахованных сельскохозяйственных культур;
• при гибели (повреждении) застрахованных сельскохозяйственных культур;
• для определения урожайности на корню (биологической урожайности) перед началом уборки урожая.

В зависимости от хозяйства и его специфики страховщик имеет право в период развития и созревания застрахованной культуры провести контрольный осмотр застрахованных посевов (посадок).
Все осмотры застрахованных культур проводятся при обязательном участии представителя страховой организации и сельскохозяйственного производителя. Результаты осмотра фиксируются в акте осмотра, подписываются представителями двух сторон. При выявленных нарушениях в развитии растений в акте осмотра фиксируется причина нарушений. При расхождении во мнениях к осмотру посевов и составлению акта осмотра должна быть привлечена экспертная организация из числа организаций, согласованных сторонами при заключении договора страхования. Экспертная организация должна определить причину нарушений в развитии растений, а также провести оценку возможных потерь (недобора) урожая сельскохозяйственных культур. Оценка возможного недобора урожая проводится на основе определения видового урожая застрахованной культуры.
Если при проведении соответствующих экспертиз будет выявлено, что нарушения в развитии застрахованных сельскохозяйственных культур явился следствием действий (бездействия) со стороны Страхователя, то расходы по проведению данных экспертиз возлагаются на Страхователя. В противном случае затраты на проведение экспертизы возлагаются на Страховщика.

Особенность, и в то же время сложность, сельскохозяйственного страхования заключается в том, что существует некоторое временное пространство между наступлением опасного гидрометеорологического явления и наступлением страхового случая. Напомним, страховой случай – недобор урожая Страхователем, произошедший по причине гибели или повреждения сельскохозяйственных культур в результате действия опасных гидрометеорологических явлений. А сам  факт недобора определяется по результатам уборочных работ.
В то же время возможны ситуации, когда наступления опасного гидрометеорологического явления может и не сказаться на размере урожая, тогда страхового случая не будет.
Страхователь должен:

• принять необходимые меры по предотвращению и уменьшению возможного ущерба;
• известить о нем Страховщика способом, позволяющим зафиксировать факт получения этого сообщения, не позднее 3-х рабочих дней с момента наступления опасного гидрометеорологического явления;
• направить Страховщику письменное Заявление о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур (Приложение №1) в течение 3-х рабочих дней с момента установления факта  гибели или повреждения (в Заявлении о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур указываются: пострадавшая культура, территория, на которой произошла гибель (повреждение), причина гибели (повреждения) и время ее наступления, предполагаемый размер ущерба).
• сохранить пострадавшие растения в том виде, в котором они оказались после наступления опасного гидрометеорологического явления. Страхователь имеет право изменять картину гибели (повреждения) урожая только в том случае, если это диктуется соображениями безопасности, необходимостью уменьшения размеров ущерба, с согласия Страховщика или по истечении двух недель после уведомления Страховщика о гибели (повреждении) урожая или наступлении опасного гидрометеорологического события. Если Страхователь намеревается изменить картину гибели (повреждения) урожая по вышеуказанным причинам, он обязан наиболее полно зафиксировать картину гибели (повреждения) урожая с помощью фотографии или видеосъемки.

В свою очередь Страховщик должен:

• зарегистрировать полученное от Страхователя Заявление о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур;
• выдать Страхователю справку о получении Заявления о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур;
• осмотреть поврежденные (уничтоженные) посевы в течение 3-х рабочих дней после получения от  Страхователя Заявления о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур;
• составить совместно со Страхователем и представителем экспертной организации Акт обследования сельскохозяйственных культур (Приложение №2).  Заключение об опасном гидрометеорологическом явлении, определенном по установленным в Договоре страхования критериям, и его влиянии на сельскохозяйственные культуры готовится организацией Росгидромета (Метеоагентство Росгидромета), на основании письменного запроса Страховщика, в трехдневный срок с момента обнаружения повреждения (гибели) посевов (урожая) сельскохозяйственных культур..

После получения Заключения, документально подтверждающего факт наступления опасного природного гидрометеорологического явления, при необходимости проводится полевое обследование посевов застрахованных сельскохозяйственных культур с участием представителя Страховщика, Страхователя, а также с участием экспертной организации, согласованной при заключении договора страхования. Результатом полевого обследования является оценка возможных потерь урожая застрахованных сельскохозяйственных культур на основе определения видового урожая.
Определение видового урожая производится методом отбора проб по диагонали поля с равным интервалом. Видовой урожай определяется до начала созревания культур. По результатам видовой оценки определяется возможная урожайность сельскохозяйственной культуры при условии дальнейшей вегетации сельскохозяйственной культуры до момента созревания урожая в оптимальных условиях и составляется Акт оценки возможных потерь урожая сельскохозяйственных культур от опасных для сельскохозяйственного производства природных гидрометеорологических явлений.
Все вышеперечисленные акты подписываются представителем Страховщика, Страхователя, представителем регионального органа сельского хозяйства и другими  участниками обследования и прилагаются к Заявлению о гибели (повреждении) урожая сельскохозяйственных культур.
Страховщик совместно со Страхователем принимают решение о целесообразности пересева или подсева пострадавших площадей дополнительного внесения удобрений или других мероприятий по повышению урожайности застрахованных культур, на основании которых составляется Справка-расчёт затрат на пересев (подсев) погибших (пострадавших) сельскохозяйственных культур (Приложение №3). Страховщик вправе авансировать затраты на пересев (подсев) с учетом того, что общий размер затрат на пересев (подсев) не может превышать 25% страховой суммы.